Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Une note de frais est un document interne permettant à un salarié ou à un dirigeant de demander le remboursement de dépenses professionnelles engagées pour le compte de l'entreprise avec ses fonds personnels. Elle sert à la fois de justificatif comptable et de demande de remboursement.
Pour les freelances et auto-entrepreneurs, les notes de frais s'utilisent lorsqu'ils refacturent des débours à leurs clients (dépenses engagées pour le compte du client).
Mentions indispensables sur une note de frais
Bien qu'il n'existe pas de format légal imposé, une note de frais valide doit contenir :
- Le nom et prénom du bénéficiaire
- La date et le lieu de la dépense
- La nature de la dépense (repas client, train Paris-Lyon, nuit d'hôtel…)
- Le montant TTC et le taux de TVA si applicable
- Le justificatif original joint (ticket de caisse, facture, billet de train…)
- Le motif professionnel : raison du déplacement ou de la dépense
- La signature du bénéficiaire et la validation du responsable
Types de frais remboursables et barèmes 2026
Frais de déplacement : indemnités kilométriques
Si un salarié utilise son véhicule personnel, l'entreprise peut rembourser selon le barème fiscal kilométrique officiel publié par l'administration fiscale :
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | 0,529 €/km | 0,316 €/km | 0,370 €/km |
| 4 CV | 0,606 €/km | 0,340 €/km | 0,407 €/km |
| 5 CV | 0,636 €/km | 0,357 €/km | 0,427 €/km |
| 6 CV | 0,665 €/km | 0,374 €/km | 0,447 €/km |
| 7 CV et plus | 0,697 €/km | 0,394 €/km | 0,470 €/km |
Frais de repas
Le repas peut être remboursé sur justificatif (ticket de restaurant ou note de restaurant). L'URSSAF fixe des limites d'exonération de cotisations sociales : en 2026, le repas pris lors d'un déplacement est exonéré jusqu'à environ 20 €.
Frais d'hébergement
Les nuits d'hôtel sont remboursables sur justificatif. Un plafond d'exonération URSSAF existe selon la ville (Paris : ~110 €, province : ~80 €).
TVA récupérable sur les frais professionnels
L'entreprise peut récupérer la TVA sur certains frais professionnels :
- Billets de train/avion : pas de TVA récupérable (transport de personnes exonéré)
- Carburant : TVA récupérable à 80 % pour les véhicules utilitaires, 0 % pour les voitures particulières
- Hôtel : TVA récupérable si la facture est au nom de l'entreprise
- Repas d'affaires : TVA non récupérable sur les repas
⚠️ Pour récupérer la TVA, la facture de frais doit être établie au nom de la société, pas au nom du salarié. Demandez toujours une facture pro lors de vos déplacements.
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